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Externalisation d’archives

Externalisez vos archives et gagnez des m2 !

Vos enjeux

Externalisation d’archives

L’archivage physique de documents : bien plus qu’une obligation légale !

Vous êtes une entreprise ou une administration et la quantité de documents papier gérée au quotidien par vos collaborateurs ne cesse de croître.
Pour certains de ces documents, la législation française vous impose des durées légales de conservation (DUA) qui peuvent aller de 10 ans pour une facture à 30 ans (contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers), voire plus (conservation pendant toute la durée de vie du patient de son dossier médical, parfois même au-delà).

Externalisation d’archives

L’externalisation c’est le stockage, la gestion et la conservation sécurisée des documents papier de votre entreprise par un tiers archiveur.

Pourquoi externaliser sa gestion d’archives ?

Faire confiance à Arkea Web pour la gestion externalisée de vos archives, c’est

  • libérer la totalité de l’espace occupé par vos fonds documentaires,

  • faciliter la recherche et l’accès à vos documents, gagner en efficacité en vous recentrant sur votre activité,

  • maîtriser les risques pour votre entreprise grâce à une gestion sécurisée dans le respect des réglementations.

Le saviez-vous ?

La gestion des archives en interne coût 3 x plus cher qu’en externe.

Notre offre

TOUT SAVOIR SUR LA SOLUTION

L’externalisation regroupe le stockage, la gestion et la conservation sécurisée des documents papier de votre entreprise, par un tiers archiveur. Maîtrisez les risques pour votre entreprise grâce à une gestion sécurisée dans le respect des réglementations.

Afin d’optimiser la gestion de l’information au sein de votre entreprise, ARCHIVECO vous accompagne en construisant avec vous, selon votre organisation et vos besoins, une procédure d’archivage d’archivage de documents sur mesure.

Notre expertise en matière de gestion documentaire nous permet de vous apporter des solutions concrètes à vos problématiques de conservation des informations, selon des processus définis et modulables en fonction de votre contexte.

Analyse du besoin

Analyse du fond documentaire et inventaire exhaustif des archives proposées à la destruction.

Tri & élimination

Organisation et tri des dossiers à conserver. Destruction des archives obsolètes après accord.

Préparation & enlèvement

Préparation et transfert des archives dans notre centre pour stockage et gestion sécurisée.

Inventaire & stockage

Inventaire, indexation et mise en rayonnage banalisé. Envoi d’un inventaire papier ou en ligne.

Gestion & accessibilité

Accessibilité à vos documents papier ou numérisés sous 24h, mises à jour, destructions cycliques.

Les bénéfices de l’archivage physique

Gain d'espace

Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives.

Economiser sur l’espace, le personnel et le temps dédié à la gestion des archives et la recherche de documents.

Securité renforcée

maîtriser les risques grâce à une gestion sécurisée
Protéger les documents et informations de votre entreprise dans un centre sécurisé et confidentiel.

Gain de productivité

Gagnez du temps dans la recherche et l’exploitation de vos documents.
Accéder rapidement et à tout moment à vos documents originaux en – de 24h ou numérisés en – de 2h.

Souveraineté & Conformité

Respectez les durées légales de conservation de vos archives.
Maîtriser les durées de conservations légales des documents et réduire les risques en cas de litige.

Economies

La gestion des archives en interne coût 3 x plus cher qu’en externe.
Externalisez vos archives plutôt que de les conserver chez vous : jusqu’à 10 fois moins coûteux !
HIER, AUJOURD'HUI, POUR DEMAIN

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