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20 juin 2016

L’archivage au coeur de la gestion du risque

Les entreprises françaises archivent mieux et plus qu’avant, mais elles peinent à se conformer aux obligations légales et n’identifient pas toujours les risques associés.

Dans un mouvement perpétuel qui entraîne chaque entreprise à dématérialiser toujours plus de documents, se pose la question de la gestion du patrimoine informationnel lorsque le papier a disparu. On y répond par une gouvernance documentaire dont l’un des enjeux est de déterminer précisément où sont conservées les données numériques, et comment les produire en cas de nécessité. La plupart des entreprises sont aujourd’hui au fait de l’importance d’archiver et non plus seulement de stocker. On leur vend des GED, des coffres forts électroniques, des SAE. Autant de solutions qui permettent d’archiver mais pas avec le même degré de sécurité. C’est la notion de risques, et donc leur gestion, qui abrite le choix entre ces différentes approches.

Consultation et réversibilité des données

Selon les activités en jeu, les entreprises doivent répondre à des exigences légales et réglementaires. L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information sur du court et moyen terme ou sur des durées courant sur plusieurs décennies.

Les archives dites courantes concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires en cours. Lorsqu’elles ne sont plus considérées comme courantes, les archives intermédiaires sont encore consultées ponctuellement. Le très long terme, 50, 70, 100 ans et plus, définit quant à lui les archives dites définitives. Éditeurs et tiers archiveurs assurent la consultation et la réversibilité des données, quelle que soit la durée du temps passé.

L’externalisation est souvent l’approche retenue car elle permet à l’entreprise de bénéficier des évolutions des technologies, sans avoir à consentir de lourds investissements.

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